Специалист административной поддержки

Описание:

Чтобы в конце жизни дом не превращался в место заточения, страха и боли, а оставался местом любви, важны не только врачи и медицинские сёстры, разные приспособления для обустройства дому и современные перевязочные средства. Важно как работает «невидимая» часть организации. Условия: Локация офиса Приморский район Санкт-Петербурга (ближайшее метро Беговая) График работы 9:00 -18:00 с понедельника по пятницу Оформление отношений в соответствии с Трудовым Кодексом РФ Команда очень крутых профессионалов, которые собрались вместе чтобы развивать новое, невероятно нужное направление медицины в России для Санкт-Петербурга. С нами иногда сложно, но очень интересно. Мы вдохновляем. Этапы отбора на позицию: 1. Отбор по сопроводительному письму и резюме 2. Тестовое задание: состоит из 4х частей, выполнение занимает минут 40-50. Тестовое высылается тем, чье сопроводительное письмо отвечает нашим требованиям. Пожалуйста, если вы не прислали сопроводительное письмо, не ожидайте от нас обратной связи. 3. Видео-интервью по Google Meet 4. Очное интервью в нашем офисе Позиция срочная, обычно мы реагируем на резюме наиболее интересных для нас кандидатов в течение 5-7 рабочих дней, стараясь максимально быстро понять, насколько мы подходим друг другу. Остальным (наименее подходящим) кандидатам даём обратную связь по ходу закрытия позиции (до 20 рабочих дней). Здесь, в самом конце, мы оставим информацию, что именно мы хотим увидеть в вашем сопроводительном письме: - для чего вы хотите работать в команде Хосписа на дому? - какие 3 ваших качества/умения/навыка делают вас подходящим кандидатом для нас? Ключевая роль: 70% задач это внутренний сервис по работе с бухгалтерской документацией (первичная) и деловой корреспонденцией, включая организацию нескольких систем с «0» (это 60% задач). Остальные 30% - задачи по офисному администрированию.

Опыт работы:

От 1 года до 3 лет

Обязанности:

Разрабатывать/составлять документы: гарантийные письма, письма поддержки, помощи, акты (иногда нужно создать что-то новое под потребности организации, не шаблонное) Вести протоколы мероприятий (например, протокола встречи с Правлением) Работать с on-line документами: сканирование большого объема документов на облако, систематизация и хранение Работать с off-line документами: разработать систему хранения всей бумажной документации в офисе (например, приказы, договоры): затем реализация/поддержка/корректировка, чтобы это эта система работала и была удобна Координировать курьеров: например отправлять/получать корреспонденцию Вводить данные по километражу из путевых листов в Excel Помогать готовить отчётность Запрашивать сверки с контрагентами Работать с 1С: вести прием и списание расходных материалов со склада, проводить банковские выписки Оформлять платежные поручения и работать в банк-клиенте Оформлять командировки: организовать билеты/проживание + вся сопровождающая документация (авансовые отчеты) Работать с документацией (приказы, инструкции, проведение обучения) по ГО/ЧС и пожарной безопасности Всегда могут возникать дополнительные задачи от главного бухгалтера и директора Поддерживать максимальную функциональность и комфорт офисного пространства Заказывать/принимать: вода, канцелярия, расходники для оргтехники, помощь медицинской команде в координации их доставок Взаимодействовать с системным администратором: администрирование сервисов Google, работа софта и оборудования Составление графика уборки и координация клинингового сервиса Участие в инвентаризации медицинского склада (раз в сезон)

Форма занятости:

Полный день

График работы:

5/2